Fragen & Antworten

Hier beant­worten wir die wichtigsten Fragen rund um virtuelle und hybride Events.

• Was ist ein virtu­elles Event?

  Ein virtu­elles Event ist eine Veran­staltung, die vollständig online statt­findet. Die Teilnehmer treffen sich nicht persönlich, sondern die Talks, Präsen­ta­tionen, Workshops u.a. werden über eine Online-Plattform digital zugänglich gemacht.

• Was ist ein hybrides Event?

  Hybride Events sind die Kombi­nation aus der rein digital durch­ge­führten Veran­staltung und des klassi­schen „On-Site Events“.

• Wie kann ich mir ein hybrides Event vorstellen?

  Nehmen wir an, eine Konferenz besteht aus folgenden Bestandteilen:

  • General Session in einem großen Saal oder Halle, mit großen Teilneh­mer­zahlen und Vorträgen
  • Mit vielen Breakout Sessions und One on One Meetings
  • Kaffee­pausen und Netzwerken
  • Ausstel­ler­fläche und Produktpräsentationen

  Will man also profes­sionell eine Veran­staltung hybrid durch­führen, müssen wir einer Brücke bauen zwischen analoger Welt und digitaler Welt.

• Wie sieht so eine technische Brücke aus?

  Fangen wir mal vorne an: Es beginnt mit der Event­lo­cation, in der ich mich frei bewegen kann, um Räume zu betreten, Aussteller zu besuchen und vor allem, um mit anderen Besuchern, Ausstellern und Veran­staltern kommu­ni­zieren zu können.

  Digital wird eine inter­aktive Plattform benötigt, die eine eigene “digitale Identität” herstellt, mit der ich als Mensch auch eine Rolle spielen kann, in dem ich meine Webcam mit Audio freischalten kann, um mich inter­aktiv einzu­bringen. Zum Beispiel bei Breakout Session, bei One on One Meetings, auf einem Messe­stand, beim Netzwerken in der Kaffee­pause oder im Helpdesk an der Rezeption.

  Damit das alles nicht nur digital bleibt, kommen wir jetzt zur Brücke. An jeder möglichen inter­ak­tiven Stelle, müssen “Inter­faces” instal­liert werden. Auf der Bühne muss Audio, Video und Präsen­tation übertragen werden und auch die Möglichkeit gegeben sein, Remote Speaker einzubinden.

  Die Aussteller können mit einem IPad oder Notebook mit Kamera, parallel digitale Teilnehmer wie auf dem realen Stand erreichen. Die Breakout Räume brauchen ebenfalls eine Verbindung zur digitalen Plattform.

• Was ist der Schlüssel zu einer erfolg­reichen hybriden Veranstaltung?

  Der Schlüssel zu einer erfolg­reichen Hybriden Veran­staltung ist nicht, nur die Infor­ma­tionen des Onsite Events zu übermitteln, sondern die Teilnehmer auf beiden Seiten wert zu schätzen durch klare Struk­turen, modernes Design und zuvör­derst, die Möglich­keiten des inter­ak­tiven Austauschs in den Mittel­punkt zu stellen. Genau diesem Anspruch wird unsere Plattform gerecht.

  Mit über 200 Entwicklern die täglich an neuen Funktionen arbeiten, unseren “Digital Event Operators” die den techni­schen Support, Designs, Struktur und Regie übernehmen und unseren Veran­stal­tungs­tech­nikern, die vor Ort die Show reali­sieren, setzen wir erfolg­reich digitale, analoge und hybride Veran­stal­tungen auf der ganzen Welt um.

• Warum sollten wir digitale oder hybride Veran­stal­tungen durchführen?

  Es gibt unzählig viele gute Gründe, aller­dings das wichtigste zuerst. SIE KOMMEN OHNE NICHT MEHR UMHIN! So prägnant es auch klingen mag, aber die Zeiten reiner Live Events und reiner Messen, ist seit März 2020 vorbei. Alleine um den Teilnehmern, Ausstellern, Sponsoren und den Veran­staltern einen hauch Planungs­si­cherheit zu geben, muss die Veran­staltung entweder bereits grund­sätzlich vollständig digita­li­siert sein oder als hybride Variante angelegt werden. 

  Unabhängig von Pandemien ist die Digita­li­sierung von Veran­stal­tungen der nächste Evolu­ti­ons­schritt der Veran­stal­tungs­branche. Wir sprechen hier von einer Koper­ni­ka­ni­schen Wende. Sie sollten sich nicht die Frage stellen ob Sie auf digitale Veran­stal­tungs­kon­zepte umstellen, sondern nur wann. Vergleichbar ist diese Situation mit der Erfindung der Glühbirne, natürlich wird es auch in Zukunft noch Kerzen geben, aber den Siegeszug der Glühbirne wird keiner leugnen wollen.

• Was unter­scheidet ein hybrides Event von Streaming?

  Bei einem Hybriden Event, wird die Veran­staltung sowohl On-Site, als auch digital inter­aktiv durch­ge­führt. Relevant ist hierbei der Begriff “inter­aktiv”, denn das reine Streaming einer Veran­staltung ist wie Kino. Ich schaue nur zu, kann mich aber nicht einbringen.

• Wie und wo können hybride Events stattfinden?

  Technisch gesehen kann auf jedes Event ein hybrides Event aufge­setzt werden. Relevant ist immer eine adäquate Inter­net­an­bindung. Sinn ergibt, seit März 2020, jedes Event zu einem hybriden Event zu erklären, da einge­schränkte Reise­be­stim­mungen und Quarantäne und Hygiene Maßnahmen, das Erreichen der Teilnehmer, Referenten oder Aussteller des geplanten Events häufig erschwert wird. Durch unsere Plattform müssen Hybrid geplante Veran­stal­tungen im Ernstfall nicht mehr abgesagt werden. Sie können einfach vollständig digital durch­ge­führt werden.

• Welche Art Veran­stal­tungen kann ich als hybrides Event realisieren? 

  Im Prinzip alle Veran­stal­tungen Varianten. Sogar komplexe Ärzte­kon­gresse mit Live Opera­tionen, unzäh­ligen Parallel-Vorträgen, großen Diskus­si­ons­runden, inter­ak­tiven Netzwerk Sessions und umfang­reichen Aussteller Flächen.

  Meetings, Konfe­renzen, Ausstel­lungen, Presse­kon­fe­renzen mit verschie­denen Sprachen, Aufsichts­rats­sit­zungen, Tagungen, Produkt­prä­sen­ta­tionen, Vertriebs­mee­tings und viele mehr. 

  Bei einem Event kommen am Ende immer Menschen zusammen, die begeistert, infor­miert und sich austau­schen wollen. Unsere Plattform ist genau dafür konzipiert.

• Wie werden die Corona Maßnahmen bei hybriden Events eingehalten?

  Guter Punkt! Durch die andau­ernde Pandemie, können Veran­stal­tungen trotzdem wie gewohnt durch­ge­führt werden, eben mit weniger Teilnehmern vor Ort, da die Abstands­re­ge­lungen eine wesentlich geringere Teilneh­merzahl zulässt. Unabhängig von den Reise­be­schrän­kungen, die ohnehin häufig zu einer gerin­geren Teilneh­merzahl führt. Durch hybride Events, können trotzdem alle Teilnehmer und Referenten einge­bunden werden. Endlich hat das Absagen oder Verschieben ein Ende.

• Was ist die Mindestzahl und die maximale Perso­nen­anzahl für hybride Events?

  Die kleinste Perso­nenzahl ist 2, denn alleine könnte man auch ein Buch lesen. In der Bühnen­si­tuation bis zu 100.000 Personen. Pro inter­ak­tiver Session bis zu 500 Teilnehmern.

• Welche Funktion hat die Bühne bei Ihrer Plattform?

  Auf der Bühne können wir besonders große Teilneh­mer­zahlen, bis 100.000 Teilnehmern erreichen. Parallel können wir auch zu anderen Platt­formen, wie YouTube oder Facebook streamen. Hier gibt es einen Backstage Bereich, mit eigenem Chat und eigener Umgebung, in die wir die Referenten einbinden können.

• Welche Funktionen haben die Sessions?

  Zu den Sessions muss man wissen, dass hierbei unendlich viele Sessions gleich­zeitig statt­finden können und bis zu 500 Personen zuschauen können. Gleich­zeitig können sich bis zu 20 Personen parallel mit Ihrer Kamera freischalten und Ihren Bildschirm teilen. Die Sessions können moderiert sein, also um sich zu betei­ligen, muss der Moderator das zulassen. Sie können vollständig offen sein, versteckt und nur mit einem Link zu öffnen sein oder nur für verschiedene Ticket­ka­te­gorien zugänglich sein. Und um den Bock vollständig abzuschießen oder anders gesagt, um eine wahrhafte Inter­ak­ti­vität zu gewähr­leisten, können Teilnehmer sogar spontan eigene Sessions öffnen. Die Übersetzung zur On-Site Veran­staltung wäre z.B., dass sich Gruppen selbst­ständig zusam­men­finden, um Themen zu disku­tieren. Oder man in der Pause zusam­men­steht und Manuel vom Fallschirm­springen philosophiert. 

  Sessions können mit der Agenda verknüpft werden und sind nur dann zu sehen, wenn “Die Zeit gekommen ist”. Auf dem Onsite Event nennen wir das Perso­nen­leit­systeme, damit niemand in einem leeren Raum steht.

• Wie erhalten die Teilnehmer/innen online Zugang zum hybriden Event? 

  Der Veran­stalter versendet nach wie vor die Einla­dungen mit dem Zugangslink zum Event.

  5 Minuten vor Beginn des Event wird der Zugang freige­schalten und die Teilnehmer können sich dann frei bewegen. Vorher steht die Anmel­de­seite zur Verfügung, die eine Begrüßung, Sponsoren, Infor­ma­tionen zum Event, die Agenda und alle Aussteller zeigt. Durch automa­ti­sierte Erinne­rungs­mails, wird der Teilnehmer dann an das bevor­ste­hende Event erinnert.

• Wie werden persön­liche Daten geschützt? Ist die Plattform DSGVO konform?

  Die Plattform ist DSGVO konform, sonst würden wir nicht damit arbeiten. Die Teilnehmer haben die Chance, vor dem Event schon Ihr Profil anzulegen, mit ein paar Infor­ma­tionen wie Profilbild, Name, Firma, Position, Website, Linkedin. Diese Infor­ma­tionen dienen als digitale Visiten­karte und werden nur mit einzelnen Personen geteilt, wenn der Teilnehmer aktiv seine “Visiten­karte übergibt” das funktio­niert z.B. im Bereich Netzwerken, an den Aussteller Ständen oder im One on One Meeting.

• Wie stellt HOTELCO sicher, dass es keine Verzö­gerung bei der Übertragung der Veran­staltung gibt und die Inter­net­leitung stabil bleibt?

  Damit sprechen wir den einzigen echten Flaschenhals an. Internet Bandbreite. Vor jedem Event misst einer unserer IT Techniker die Bandbreite der Inter­net­an­bindung der Location und setzt sich mit der hausin­ternen IT Abteilung in Verbindung. 

  Um eine reibungslose Schnitt­stelle zu gewähr­leisten, werden pro Gewerk eigene unabhängige Netzwerke aufgebaut. Bühne, Aussteller, Session und Teilnehmer. In der Regel haben die Locations bereits einen profes­sio­nellen Dienst­leister, der diese Struktur umsetzen kann. Wir bringen aber auch gerne einen eigenen Dienst­leister mit, der sich darauf spezia­li­siert hat.

• Muss man eine Software runterladen?

  Nein das Charmante an dieser Plattform ist, dass sie vollständig browser­ba­siert ist, sowohl Google Chrome als auch Firefox sind die empfohlen Browser. Bei Apple Geräten wird der Safari Browser, Google Chrome oder Firefox empfohlen.

• Wie funktio­niert Netzwerken auf der Plattform?

  Netzwerken ist wohl eines der coolsten Features der Plattform. Wir simulieren im Prinzip eine Kaffee­pause, ein Campfire oder Speed-Dating. Durch die vorherige Sortierung der Teilnehmer anhand der Anmeldung, wissen wir welcher Teilnehmer, Gast, Aussteller, Referent, Veran­stalter, Student, Presse uvm. ist. Somit können wir die gesamte Plattform auf den jewei­ligen Teilnehmer konfi­gu­rieren. Also entspre­chende Sessions z.B. nur für die Presse freigeben. Oder Sessions nur für Referenten als Backstage Bereich einrichten. Oder Sessions nur für Veran­stalter als Planungsbüro einrichten. Beim Netzwerken funktio­niert das genauso. Beim “Webcam Roulette” können wir vorher bestimmen, welche Teilnehmer welche Gesprächs­partner bekommen. Z.B. Presse nur mit Ausstellern, Gäste nur mit Referenten, Startups nur mit Inves­toren uvm. Die Möglich­keiten sind mannigfaltig. 

• Welche Funktionen hat der Chat auf der Plattform?

  Die Chat Funktionen sind enorm. Der überge­ordnete Chat ist der Event Chat. Auf diesen Chat hat man immer von überall aus zugriff, um allge­meine Infor­ma­tionen zu teilen. Jede inter­aktive Sektion hat eine eigene Chat Ebene. Die Bühne, jede einzelne Session, jeder Aussteller Stand und sogar der Backstage Bereich der Bühne hat eine eigene Chat Ebene. Und um mal wieder den Hasen abzuschießen, oder anders formu­liert, um eine maximale Inter­ak­ti­vität zu gewähr­leisten, ist es sogar möglich, als Teilnehmer mit jedem anderen Teilnehmer, einen eigenen privaten Chat zu führen. Und jetzt halten Sie sich fest: Jeder Teilnehmer hat während der VA die Möglichkeit, jedem anderen Teilnehmer eine private Video Einladung zu senden. Das Tuscheln während der VA, das Zusam­men­stehen in der Pause, das Disku­tieren im Flur, das Lösen von Problemen. Plötzlich ist “alles” möglich. 

• Wie können sich Aussteller positionieren?

  Aussteller haben die Möglichkeit, sich an unter­schiedlich großen Ständen zu positionieren.

  Mit Präsen­ta­tionen, Video Playlists, Call To Action Buttons und Live Sessions direkt auf dem eigenen Stand, steht der digitale Auftritt, dem realen Auftritt in beinah nichts nach. Und wenn wir wieder hybrid denken, kann der Aussteller auf seinem Stand eine vollwertige Audio und Video­regie imple­men­tieren oder bei kleinerem Budget auch einfach seine Webcam nutzen, um seine Produkte zu präsen­tieren und in direkten Austausch mit seinen Besuchern treten.

• Kann ich auch ohne Webcam teilnehmen?

  Ja das geht natürlich auch. Sie können dann einfach das Mikrofon im Computer aktivieren und wenigstens gehört werden. Sowieso stehen Ihnen die mächtigen Chat Funktionen zur Verfügung um sich einzubringen. 

• Übernimmt HOTELCO auch das Grafikdesign?

  Ja unsere Grafik­de­signer haben Vorlagen für alle notwen­digen Formate und können auch in einfachen Programmen, wie Power­Point zur Verfügung gestellt werden. 

  Prinzi­piell genügt uns die Event Website und die Agenda um das Grund­gerüst Ihrer hybriden Veran­staltung zu designen. Je mehr Infor­ma­tionen und genauer die Key-Visuals ausge­ar­beitet sind, desto besser natürlich. Sie können es selbst machen, aber wir übernehmen auch gerne das Grafik­design Ihrer digitalen Veranstaltung. 

• Ist das Design der Plattform responsiv? Also kann ich auch mit dem iPad Teilnehmen?

  Ja! Das bedeutet, dass egal von welchem Ort, egal von welchem Gerät, Sie jederzeit am digitalen Event teilnehmen können. Smart­phones, Tablets, Notebooks und Desktop PCs können genutzt werden, voraus­ge­setzt natürlich, Sie haben eine Internetverbindung. 

• Brauche ich als Veran­stalter besonders viel techni­sches Knowhow, um ein hybrides Event durchzuführen?

  Nein, denn dafür haben Sie ja uns. Wir verstehen uns darin, Sie gut aussehen zu lassen und Ihren Teilnehmern eine maximal positive “User-Experience” zu ermög­lichen. Sie sollen sich ganz auf die Inhalte und Teilnehmer konzen­trieren und wir kümmern uns um die Infra­struktur, Design, Operating und um Sie 🙂

• Kann man als Teilnehmer auch mehrere Räume gleich­zeitig betreten?

  Und nun haben wir einen großen Vorteil der digitalen Welt. Wir können verschiedene Fenster öffnen und verschie­denen Räume gleich­zeitig betreten. Hierbei sollte man ein bisschen seine Audio­ein­stel­lungen im Blick behalten, denn wenn ich mich an einer Diskussion beteilige, sollten alle anderen Räume natürlich stumm geschaltet sein. Das ist auch eher etwas für erfahrene Teilnehmer. Aber für die Veran­stalter ist es natürlich ein Riesen Vorteil immer ein Auge in jedem Raum zu haben. 

• Ist es schwierig ein Live-Event spontan digital umzusetzen?

  Nein, denn prinzi­piell ist ja alles schon da, was wir brauchen: Teilnehmer, Agenda, Präsen­ta­tionen, Key-Visuals und Referenten. Wir übersetzen es kurzfristig digital und je nach Größe des Events, können wir schon nach einem Tag digital “Live” gehen. Um diesen Herzkasper und graue Haare aber zu vermeiden, empfehlen wir allen Veran­staltern, seit März 2020 alle Veran­stal­tungen hybrid anzubieten. 

  Ist das Event erstmal Hybrid, kann dazwi­schen­kommen was will. Das Event kann statt­finden. Wir sind quasi die digitale Schlecht­wetter Variante.

• Wie sieht das mit Sprachen aus?

  Da die Plattform browser­ba­siert ist, wird je nach Sprache des Teilnehmers, die Sprache der Menüführung auf den Teilnehmer angepasst. Verschiedene Sprachen, z.B. von Presse­kon­fe­renzen, europäi­schen Betriebs­räten uvm, werden durch Dolmet­scher in unter­schied­lichen Sessions realisiert.

• Kann man auch Umfragen integrieren?

  Ja standard­mäßig ist bereits ein Abstim­mungs­system integriert.

• Funktio­niert die Plattform weltweit?

  Ja, das ist ja gerade der Clou! Wir können Teilnehmer aus aller Welt einbinden, sowohl als Redner, als Sponsoren, als Gäste und als Aussteller. Wenn Sie einen Taschen­rechner in die Hand nehmen, dann kommen Sie schnell zu dem Ergebnis, dass virtuelle Veran­stal­tungen ein echter Segen für das Budget sind, wenn sie dann noch die Inter­ak­ti­vität, wie bei unserer Plattform haben, steht ein digitales Event einem On-Site Event “beinah” in nichts nach. Über Ökologie fangen wir gar nicht erst an zu sprechen. 

• Welche Probleme können auftreten?

  Ehrlich gesagt sind ein Problem das ungefähr 5 Minuten lang dauert, die Teilnehmer, die mit so viel intui­tiver, virtu­eller Inter­aktion erstmal zurecht­kommen möchten. Deshalb haben wir Video-Tutorials entwi­ckelt um die Teilnehmer darauf vorzu­be­reiten, wie genau die Plattform aussieht und welche Möglich­keiten sie haben. Vergleichbar vielleicht dem nagel­neuen Auto in welches man sich gerade das erste Mal setzt. Die ersten paar Minuten muss man sich erstmal zurecht­finden, danach beginnt das Vergnügen. In den restlichen Stunden sind die Teilnehmer in der Regel so begeistert, dass sie die tollen Funktionen und fortschritt­lichen Techno­logien direkt mit dem Veran­stalter selbst verknüpfen und dieser Image­gewinn ist definitiv nicht zu unterschätzen!

• Können wir mit den Geschäfts­führern, Rednern und Ausstellern mal eine General­probe durchführen?

  Absolut empfeh­lenswert! Denn die besagten 5 Minuten sollten die Redner definitiv vor dem Event durch­machen, damit Sie auf der “digitalen Bühne” genauso begeistert und selbst­be­wusst sind wie auf dem On-Site Event. Bei allen folgenden Veran­stal­tungen ist dann erfah­rungs­gemäß, abhängig von der Komple­xität, eine kurze General­probe empfeh­lenswert, aber nicht zwingend notwendig.

• Was kostet die Durch­führung eines digitalen oder hybriden Events?

  Die Kosten setzen sich aus der Bereit­stellung der Plattform abhängig der Teilneh­mer­zahlen und dem Support unserer Digital-Event-Operators zusammen. Abhängig von der Größe und Komple­xität des Events, kommen dann natürlich noch Audio­technik, Video­technik, Licht­technik, Kamera­technik und weitere Hardware und Service dazu. Um einen Überblick über die gesamte Funkti­ons­pa­lette der Plattform und die Preis­staf­felung zu erhalten, rufen Sie uns entweder an unter der Nummer: +4961044082908, schreiben uns eine E‑Mail an: info@hotelco-konferenztechnik.de oder verein­baren hier direkt verbindlich Ihre persön­liche Demo-Session, in der Sie all Ihre Fragen stellen können und die Plattform selbst live erleben können. Aber Sie werden verblüfft sein, wie preiswert diese Fülle an Funktionen letzt­endlich wirklich ist. Mit unseren Kunden verein­baren wir, bei wieder­keh­renden Veran­stal­tungen, gerne auch Volumen Angebote und Staffelpreise.

• Was brauchen Sie von mir als Veran­stalter zur Durch­führung einer digitalen oder hybriden Veranstaltung?

  Zuerst einmal brauchen wir Ihr Vertrauen, und das schaffen wir durch eine ausgiebige persön­liche Demo Session auf der Plattform. Hierfür können Sie sich Hier einen verbind­lichen, natürlich kosten­freien Termin sichern. 

  Was wir darüber hinaus aber noch von Ihnen brauchen, ist der Termin der Veran­staltung, die Anzahl der Teilnehmer, wenn hybrid, dann Location der Veran­staltung. Um Ihnen noch einige Tipps aus unseren langjäh­rigen Erfah­rungen zu geben, ist die Idee der Veran­staltung für uns relevant. Denn gerne arbeiten wir auch mit Ihnen zusammen Ihr Veran­stal­tungs­konzept aus. Denn seit es Messen in der “alten Form” nicht mehr gibt, verändert sich das Marke­ting­ver­halten der ausstel­lenden Unter­nehmen drastisch, und da können wir Ihnen gerne hilfreiche Praxis Tipps geben.