Fragen & Antworten

Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um virtuelle und hybride Events.

• Was ist ein virtuelles Event?

  Ein virtuelles Event ist eine Veranstaltung, die vollständig online stattfindet. Die Teilnehmer treffen sich nicht persönlich, sondern die Talks, Präsentationen, Workshops u.a. werden über eine Online-Plattform digital zugänglich gemacht.

• Was ist ein hybrides Event?

  Hybride Events sind die Kombination aus der rein digital durchgeführten Veranstaltung und des klassischen „On-Site Events“.

• Wie kann ich mir ein hybrides Event vorstellen?

  Nehmen wir an, eine Konferenz besteht aus folgenden Bestandteilen:

  • General Session in einem großen Saal oder Halle, mit großen Teilnehmerzahlen und Vorträgen
  • Mit vielen Breakout Sessions und One on One Meetings
  • Kaffeepausen und Netzwerken
  • Ausstellerfläche und Produktpräsentationen

  Will man also professionell eine Veranstaltung hybrid durchführen, müssen wir einer Brücke bauen zwischen analoger Welt und digitaler Welt.

• Wie sieht so eine technische Brücke aus?

  Fangen wir mal vorne an: Es beginnt mit der Eventlocation, in der ich mich frei bewegen kann, um Räume zu betreten, Aussteller zu besuchen und vor allem, um mit anderen Besuchern, Ausstellern und Veranstaltern kommunizieren zu können.

  Digital wird eine interaktive Plattform benötigt, die eine eigene “digitale Identität” herstellt, mit der ich als Mensch auch eine Rolle spielen kann, in dem ich meine Webcam mit Audio freischalten kann, um mich interaktiv einzubringen. Zum Beispiel bei Breakout Session, bei One on One Meetings, auf einem Messestand, beim Netzwerken in der Kaffeepause oder im Helpdesk an der Rezeption.

  Damit das alles nicht nur digital bleibt, kommen wir jetzt zur Brücke. An jeder möglichen interaktiven Stelle, müssen “Interfaces” installiert werden. Auf der Bühne muss Audio, Video und Präsentation übertragen werden und auch die Möglichkeit gegeben sein, Remote Speaker einzubinden.

  Die Aussteller können mit einem IPad oder Notebook mit Kamera, parallel digitale Teilnehmer wie auf dem realen Stand erreichen. Die Breakout Räume brauchen ebenfalls eine Verbindung zur digitalen Plattform.

• Was ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen hybriden Veranstaltung?

  Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hybriden Veranstaltung ist nicht, nur die Informationen des Onsite Events zu übermitteln, sondern die Teilnehmer auf beiden Seiten wert zu schätzen durch klare Strukturen, modernes Design und zuvörderst, die Möglichkeiten des interaktiven Austauschs in den Mittelpunkt zu stellen. Genau diesem Anspruch wird unsere Plattform gerecht.

  Mit über 200 Entwicklern die täglich an neuen Funktionen arbeiten, unseren “Digital Event Operators” die den technischen Support, Designs, Struktur und Regie übernehmen und unseren Veranstaltungstechnikern, die vor Ort die Show realisieren, setzen wir erfolgreich digitale, analoge und hybride Veranstaltungen auf der ganzen Welt um.

• Warum sollten wir digitale oder hybride Veranstaltungen durchführen?

  Es gibt unzählig viele gute Gründe, allerdings das wichtigste zuerst. SIE KOMMEN OHNE NICHT MEHR UMHIN! So prägnant es auch klingen mag, aber die Zeiten reiner Live Events und reiner Messen, ist seit März 2020 vorbei. Alleine um den Teilnehmern, Ausstellern, Sponsoren und den Veranstaltern einen hauch Planungssicherheit zu geben, muss die Veranstaltung entweder bereits grundsätzlich vollständig digitalisiert sein oder als hybride Variante angelegt werden. 

  Unabhängig von Pandemien ist die Digitalisierung von Veranstaltungen der nächste Evolutionsschritt der Veranstaltungsbranche. Wir sprechen hier von einer Kopernikanischen Wende. Sie sollten sich nicht die Frage stellen ob Sie auf digitale Veranstaltungskonzepte umstellen, sondern nur wann. Vergleichbar ist diese Situation mit der Erfindung der Glühbirne, natürlich wird es auch in Zukunft noch Kerzen geben, aber den Siegeszug der Glühbirne wird keiner leugnen wollen.

• Was unterscheidet ein hybrides Event von Streaming?

  Bei einem Hybriden Event, wird die Veranstaltung sowohl On-Site, als auch digital interaktiv durchgeführt. Relevant ist hierbei der Begriff “interaktiv”, denn das reine Streaming einer Veranstaltung ist wie Kino. Ich schaue nur zu, kann mich aber nicht einbringen.

• Wie und wo können hybride Events stattfinden?

  Technisch gesehen kann auf jedes Event ein hybrides Event aufgesetzt werden. Relevant ist immer eine adäquate Internetanbindung. Sinn ergibt, seit März 2020, jedes Event zu einem hybriden Event zu erklären, da eingeschränkte Reisebestimmungen und Quarantäne und Hygiene Maßnahmen, das Erreichen der Teilnehmer, Referenten oder Aussteller des geplanten Events häufig erschwert wird. Durch unsere Plattform müssen Hybrid geplante Veranstaltungen im Ernstfall nicht mehr abgesagt werden. Sie können einfach vollständig digital durchgeführt werden.

• Welche Art Veranstaltungen kann ich als hybrides Event realisieren? 

  Im Prinzip alle Veranstaltungen Varianten. Sogar komplexe Ärztekongresse mit Live Operationen, unzähligen Parallel-Vorträgen, großen Diskussionsrunden, interaktiven Netzwerk Sessions und umfangreichen Aussteller Flächen.

  Meetings, Konferenzen, Ausstellungen, Pressekonferenzen mit verschiedenen Sprachen, Aufsichtsratssitzungen, Tagungen, Produktpräsentationen, Vertriebsmeetings und viele mehr. 

  Bei einem Event kommen am Ende immer Menschen zusammen, die begeistert, informiert und sich austauschen wollen. Unsere Plattform ist genau dafür konzipiert.

• Wie werden die Corona Maßnahmen bei hybriden Events eingehalten?

  Guter Punkt! Durch die andauernde Pandemie, können Veranstaltungen trotzdem wie gewohnt durchgeführt werden, eben mit weniger Teilnehmern vor Ort, da die Abstandsregelungen eine wesentlich geringere Teilnehmerzahl zulässt. Unabhängig von den Reisebeschränkungen, die ohnehin häufig zu einer geringeren Teilnehmerzahl führt. Durch hybride Events, können trotzdem alle Teilnehmer und Referenten eingebunden werden. Endlich hat das Absagen oder Verschieben ein Ende.

• Was ist die Mindestzahl und die maximale Personenanzahl für hybride Events?

  Die kleinste Personenzahl ist 2, denn alleine könnte man auch ein Buch lesen. In der Bühnensituation bis zu 100.000 Personen. Pro interaktiver Session bis zu 500 Teilnehmern.

• Welche Funktion hat die Bühne bei Ihrer Plattform?

  Auf der Bühne können wir besonders große Teilnehmerzahlen, bis 100.000 Teilnehmern erreichen. Parallel können wir auch zu anderen Plattformen, wie YouTube oder Facebook streamen. Hier gibt es einen Backstage Bereich, mit eigenem Chat und eigener Umgebung, in die wir die Referenten einbinden können.

• Welche Funktionen haben die Sessions?

  Zu den Sessions muss man wissen, dass hierbei unendlich viele Sessions gleichzeitig stattfinden können und bis zu 500 Personen zuschauen können. Gleichzeitig können sich bis zu 20 Personen parallel mit Ihrer Kamera freischalten und Ihren Bildschirm teilen. Die Sessions können moderiert sein, also um sich zu beteiligen, muss der Moderator das zulassen. Sie können vollständig offen sein, versteckt und nur mit einem Link zu öffnen sein oder nur für verschiedene Ticketkategorien zugänglich sein. Und um den Bock vollständig abzuschießen oder anders gesagt, um eine wahrhafte Interaktivität zu gewährleisten, können Teilnehmer sogar spontan eigene Sessions öffnen. Die Übersetzung zur On-Site Veranstaltung wäre z.B., dass sich Gruppen selbstständig zusammenfinden, um Themen zu diskutieren. Oder man in der Pause zusammensteht und Manuel vom Fallschirmspringen philosophiert. 

  Sessions können mit der Agenda verknüpft werden und sind nur dann zu sehen, wenn “Die Zeit gekommen ist”. Auf dem Onsite Event nennen wir das Personenleitsysteme, damit niemand in einem leeren Raum steht.

• Wie erhalten die Teilnehmer/innen online Zugang zum hybriden Event? 

  Der Veranstalter versendet nach wie vor die Einladungen mit dem Zugangslink zum Event.

  5 Minuten vor Beginn des Event wird der Zugang freigeschalten und die Teilnehmer können sich dann frei bewegen. Vorher steht die Anmeldeseite zur Verfügung, die eine Begrüßung, Sponsoren, Informationen zum Event, die Agenda und alle Aussteller zeigt. Durch automatisierte Erinnerungsmails, wird der Teilnehmer dann an das bevorstehende Event erinnert.

• Wie werden persönliche Daten geschützt? Ist die Plattform DSGVO konform?

  Die Plattform ist DSGVO konform, sonst würden wir nicht damit arbeiten. Die Teilnehmer haben die Chance, vor dem Event schon Ihr Profil anzulegen, mit ein paar Informationen wie Profilbild, Name, Firma, Position, Website, Linkedin. Diese Informationen dienen als digitale Visitenkarte und werden nur mit einzelnen Personen geteilt, wenn der Teilnehmer aktiv seine “Visitenkarte übergibt” das funktioniert z.B. im Bereich Netzwerken, an den Aussteller Ständen oder im One on One Meeting.

• Wie stellt HOTELCO sicher, dass es keine Verzögerung bei der Übertragung der Veranstaltung gibt und die Internetleitung stabil bleibt?

  Damit sprechen wir den einzigen echten Flaschenhals an. Internet Bandbreite. Vor jedem Event misst einer unserer IT Techniker die Bandbreite der Internetanbindung der Location und setzt sich mit der hausinternen IT Abteilung in Verbindung. 

  Um eine reibungslose Schnittstelle zu gewährleisten, werden pro Gewerk eigene unabhängige Netzwerke aufgebaut. Bühne, Aussteller, Session und Teilnehmer. In der Regel haben die Locations bereits einen professionellen Dienstleister, der diese Struktur umsetzen kann. Wir bringen aber auch gerne einen eigenen Dienstleister mit, der sich darauf spezialisiert hat.

• Muss man eine Software runterladen?

  Nein das Charmante an dieser Plattform ist, dass sie vollständig browserbasiert ist, sowohl Google Chrome als auch Firefox sind die empfohlen Browser. Bei Apple Geräten wird der Safari Browser, Google Chrome oder Firefox empfohlen.

• Wie funktioniert Netzwerken auf der Plattform?

  Netzwerken ist wohl eines der coolsten Features der Plattform. Wir simulieren im Prinzip eine Kaffeepause, ein Campfire oder Speed-Dating. Durch die vorherige Sortierung der Teilnehmer anhand der Anmeldung, wissen wir welcher Teilnehmer, Gast, Aussteller, Referent, Veranstalter, Student, Presse uvm. ist. Somit können wir die gesamte Plattform auf den jeweiligen Teilnehmer konfigurieren. Also entsprechende Sessions z.B. nur für die Presse freigeben. Oder Sessions nur für Referenten als Backstage Bereich einrichten. Oder Sessions nur für Veranstalter als Planungsbüro einrichten. Beim Netzwerken funktioniert das genauso. Beim “Webcam Roulette” können wir vorher bestimmen, welche Teilnehmer welche Gesprächspartner bekommen. Z.B. Presse nur mit Ausstellern, Gäste nur mit Referenten, Startups nur mit Investoren uvm. Die Möglichkeiten sind mannigfaltig. 

• Welche Funktionen hat der Chat auf der Plattform?

  Die Chat Funktionen sind enorm. Der übergeordnete Chat ist der Event Chat. Auf diesen Chat hat man immer von überall aus zugriff, um allgemeine Informationen zu teilen. Jede interaktive Sektion hat eine eigene Chat Ebene. Die Bühne, jede einzelne Session, jeder Aussteller Stand und sogar der Backstage Bereich der Bühne hat eine eigene Chat Ebene. Und um mal wieder den Hasen abzuschießen, oder anders formuliert, um eine maximale Interaktivität zu gewährleisten, ist es sogar möglich, als Teilnehmer mit jedem anderen Teilnehmer, einen eigenen privaten Chat zu führen. Und jetzt halten Sie sich fest: Jeder Teilnehmer hat während der VA die Möglichkeit, jedem anderen Teilnehmer eine private Video Einladung zu senden. Das Tuscheln während der VA, das Zusammenstehen in der Pause, das Diskutieren im Flur, das Lösen von Problemen. Plötzlich ist “alles” möglich. 

• Wie können sich Aussteller positionieren?

  Aussteller haben die Möglichkeit, sich an unterschiedlich großen Ständen zu positionieren.

  Mit Präsentationen, Video Playlists, Call To Action Buttons und Live Sessions direkt auf dem eigenen Stand, steht der digitale Auftritt, dem realen Auftritt in beinah nichts nach. Und wenn wir wieder hybrid denken, kann der Aussteller auf seinem Stand eine vollwertige Audio und Videoregie implementieren oder bei kleinerem Budget auch einfach seine Webcam nutzen, um seine Produkte zu präsentieren und in direkten Austausch mit seinen Besuchern treten.

• Kann ich auch ohne Webcam teilnehmen?

  Ja das geht natürlich auch. Sie können dann einfach das Mikrofon im Computer aktivieren und wenigstens gehört werden. Sowieso stehen Ihnen die mächtigen Chat Funktionen zur Verfügung um sich einzubringen.  

• Übernimmt HOTELCO auch das Grafikdesign?

  Ja unsere Grafikdesigner haben Vorlagen für alle notwendigen Formate und können auch in einfachen Programmen, wie PowerPoint zur Verfügung gestellt werden. 

  Prinzipiell genügt uns die Event Website und die Agenda um das Grundgerüst Ihrer hybriden Veranstaltung zu designen. Je mehr Informationen und genauer die Key-Visuals ausgearbeitet sind, desto besser natürlich. Sie können es selbst machen, aber wir übernehmen auch gerne das Grafikdesign Ihrer digitalen Veranstaltung. 

• Ist das Design der Plattform responsiv? Also kann ich auch mit dem iPad Teilnehmen?

  Ja! Das bedeutet, dass egal von welchem Ort, egal von welchem Gerät, Sie jederzeit am digitalen Event teilnehmen können. Smartphones, Tablets, Notebooks und Desktop PCs können genutzt werden, vorausgesetzt natürlich, Sie haben eine Internetverbindung. 

• Brauche ich als Veranstalter besonders viel technisches Knowhow, um ein hybrides Event durchzuführen?

  Nein, denn dafür haben Sie ja uns. Wir verstehen uns darin, Sie gut aussehen zu lassen und Ihren Teilnehmern eine maximal positive “User-Experience” zu ermöglichen. Sie sollen sich ganz auf die Inhalte und Teilnehmer konzentrieren und wir kümmern uns um die Infrastruktur, Design, Operating und um Sie 🙂

• Kann man als Teilnehmer auch mehrere Räume gleichzeitig betreten?

  Und nun haben wir einen großen Vorteil der digitalen Welt. Wir können verschiedene Fenster öffnen und verschiedenen Räume gleichzeitig betreten. Hierbei sollte man ein bisschen seine Audioeinstellungen im Blick behalten, denn wenn ich mich an einer Diskussion beteilige, sollten alle anderen Räume natürlich stumm geschaltet sein. Das ist auch eher etwas für erfahrene Teilnehmer. Aber für die Veranstalter ist es natürlich ein Riesen Vorteil immer ein Auge in jedem Raum zu haben.  

• Ist es schwierig ein Live-Event spontan digital umzusetzen?

  Nein, denn prinzipiell ist ja alles schon da, was wir brauchen: Teilnehmer, Agenda, Präsentationen, Key-Visuals und Referenten. Wir übersetzen es kurzfristig digital und je nach Größe des Events, können wir schon nach einem Tag digital “Live” gehen. Um diesen Herzkasper und graue Haare aber zu vermeiden, empfehlen wir allen Veranstaltern, seit März 2020 alle Veranstaltungen hybrid anzubieten.  

  Ist das Event erstmal Hybrid, kann dazwischenkommen was will. Das Event kann stattfinden. Wir sind quasi die digitale Schlechtwetter Variante.

• Wie sieht das mit Sprachen aus?

  Da die Plattform browserbasiert ist, wird je nach Sprache des Teilnehmers, die Sprache der Menüführung auf den Teilnehmer angepasst. Verschiedene Sprachen, z.B. von Pressekonferenzen, europäischen Betriebsräten uvm, werden durch Dolmetscher in unterschiedlichen Sessions realisiert.

• Kann man auch Umfragen integrieren?

  Ja standardmäßig ist bereits ein Abstimmungssystem integriert.

• Funktioniert die Plattform weltweit?

  Ja, das ist ja gerade der Clou! Wir können Teilnehmer aus aller Welt einbinden, sowohl als Redner, als Sponsoren, als Gäste und als Aussteller. Wenn Sie einen Taschenrechner in die Hand nehmen, dann kommen Sie schnell zu dem Ergebnis, dass virtuelle Veranstaltungen ein echter Segen für das Budget sind, wenn sie dann noch die Interaktivität, wie bei unserer Plattform haben, steht ein digitales Event einem On-Site Event “beinah” in nichts nach. Über Ökologie fangen wir gar nicht erst an zu sprechen. 

• Welche Probleme können auftreten?

  Ehrlich gesagt sind ein Problem das ungefähr 5 Minuten lang dauert, die Teilnehmer, die mit so viel intuitiver, virtueller Interaktion erstmal zurechtkommen möchten. Deshalb haben wir Video-Tutorials entwickelt um die Teilnehmer darauf vorzubereiten, wie genau die Plattform aussieht und welche Möglichkeiten sie haben. Vergleichbar vielleicht dem nagelneuen Auto in welches man sich gerade das erste Mal setzt. Die ersten paar Minuten muss man sich erstmal zurechtfinden, danach beginnt das Vergnügen. In den restlichen Stunden sind die Teilnehmer in der Regel so begeistert, dass sie die tollen Funktionen und fortschrittlichen Technologien direkt mit dem Veranstalter selbst verknüpfen und dieser Imagegewinn ist definitiv nicht zu unterschätzen!

• Können wir mit den Geschäftsführern, Rednern und Ausstellern mal eine Generalprobe durchführen?

  Absolut empfehlenswert! Denn die besagten 5 Minuten sollten die Redner definitiv vor dem Event durchmachen, damit Sie auf der “digitalen Bühne” genauso begeistert und selbstbewusst sind wie auf dem On-Site Event. Bei allen folgenden Veranstaltungen ist dann erfahrungsgemäß, abhängig von der Komplexität, eine kurze Generalprobe empfehlenswert, aber nicht zwingend notwendig.

• Was kostet die Durchführung eines digitalen oder hybriden Events?

  Die Kosten setzen sich aus der Bereitstellung der Plattform abhängig der Teilnehmerzahlen und dem Support unserer Digital-Event-Operators zusammen. Abhängig von der Größe und Komplexität des Events, kommen dann natürlich noch Audiotechnik, Videotechnik, Lichttechnik, Kameratechnik und weitere Hardware und Service dazu. Um einen Überblick über die gesamte Funktionspalette der Plattform und die Preisstaffelung zu erhalten, rufen Sie uns entweder an unter der Nummer: +4961044082908, schreiben uns eine E-Mail an: info@hotelco-konferenztechnik.de oder vereinbaren hier direkt verbindlich Ihre persönliche Demo-Session, in der Sie all Ihre Fragen stellen können und die Plattform selbst live erleben können. Aber Sie werden verblüfft sein, wie preiswert diese Fülle an Funktionen letztendlich wirklich ist. Mit unseren Kunden vereinbaren wir, bei wiederkehrenden Veranstaltungen, gerne auch Volumen Angebote und Staffelpreise.

• Was brauchen Sie von mir als Veranstalter zur Durchführung einer digitalen oder hybriden Veranstaltung?

  Zuerst einmal brauchen wir Ihr Vertrauen, und das schaffen wir durch eine ausgiebige persönliche Demo Session auf der Plattform. Hierfür können Sie sich Hier einen verbindlichen, natürlich kostenfreien Termin sichern. 

  Was wir darüber hinaus aber noch von Ihnen brauchen, ist der Termin der Veranstaltung, die Anzahl der Teilnehmer, wenn hybrid, dann Location der Veranstaltung. Um Ihnen noch einige Tipps aus unseren langjährigen Erfahrungen zu geben, ist die Idee der Veranstaltung für uns relevant. Denn gerne arbeiten wir auch mit Ihnen zusammen Ihr Veranstaltungskonzept aus. Denn seit es Messen in der “alten Form” nicht mehr gibt, verändert sich das Marketingverhalten der ausstellenden Unternehmen drastisch, und da können wir Ihnen gerne hilfreiche Praxis Tipps geben.